Beleidsuitgangspunten

Inleiding

• welke doelen de Océ-Groep heeft;
• hoe Océ deze doelen wenst te bereiken;
• welke normen daarbij in acht worden genomen

Voor de medewerkers van alle ondernemingen behorende tot de Océ-Groep vormen deze beleidsuitgangspunten een leidraad die zij dienen te volgen bij het uitoefenen van hun taak. De beleidsuitgangspunten zijn in lijn met een eerder gepubliceerde versie. Ze zijn in deze uitgave in overeenstemming gebracht met de ontwikkeling en verbreding die de onderneming in strategisch en operationeel opzicht in de afgelopen jaren heeft doorgemaakt.

1. Doelstellingen

De Océ-Groep stelt zich ten doel verantwoord en winstgevend te voorzien in marktbehoeften op het gebied van producten en diensten voor het effectief en efficient beheren en ondersteunen van documentenstromen in professionele en grafische omgevingen op de wereldmarkt. Océ biedt hiertoe aan: printers, scanners, software, supplies, onderhoud, outsourcing services, consultancy, systeem-integratie en professionele diensten.

2. Verantwoordelijkheden

Bij het nastreven van deze doelstellingen zijn de belangen van vier groepen belanghebbenden in het bijzonder in het geding. Het beleid is erop gericht dat de belangen van al deze groepen voortdurend in onderlinge afweging en samenhang worden behartigd. Het betreft:

Medewerkers

Het beleid is erop gericht de medewerkers in te zetten, op te leiden, bij te scholen en te ontwikkelen, zodanig dat zij optimaal kunnen bijdragen aan de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de onderneming. Daartoe zal Océ gunstige en concurrerende arbeidsvoorwaarden, alsmede goede en veilige arbeidsomstandigheden bieden. Centraal staat hierbij dat de welvaart en het welzijn van de medewerkers worden bevorderd door hen optimaal te betrekken bij de planning en bij de gerichte uitvoering van hun werkzaamheden. Deze werkzaamheden dienen de medewerkers een uitdaging te bieden, waardoor zij zich kunnen ontwikkelen en kansen kunnen creëren. Dit in het besef dat het succes van de onderneming in hoge mate afhankelijk is van de inzet van alle medewerkers. De onderneming streeft daartoe een open communicatie met alle medewerkers na.

Aandeelhouders

Het beleid is gericht op het vergroten van de marktwaarde van de onderneming en het zorgen voor een goed rendement op het eigen vermogen, dat bereikt wordt in eerlijke concurrentie met andere ondernemingen op de wereldmarkt.

Klanten

Het beleid is erop gericht een bijdrage te leveren tot het bevorderen van efficiency en tevredenheid van onze klanten. Océ levert daartoe een breed scala kwalitatief hoogwaardige producten en diensten die voorzien in de professionele eisen die gesteld worden aan het beheren van documentstromen. Océ stelt daarmee mensen en organisaties in staat om efficiënt en effectief informatie uit te wisselen.

De samenleving

Het beleid is erop gericht de ondernemingsactiviteiten te laten plaatshebben met inachtneming van alle toepasselijke wet- en regelgeving in de betrokken landen en zonder daarmee bewust in strijd te handelen, waarbij de kwaliteit van het leefmilieu en de veiligheidsnormen volledig worden gerespecteerd.

3. Personeelsbeleid

Veranderingen vormen een kenmerk van de hedendaagse samenleving. Daarom is het personeelsbeleid ter bereiking van het ondernemingsdoel er mede op gericht de medewerkers te stimuleren de uitdagingen verbonden aan deze veranderingen op te pakken in het belang van henzelf en in het belang van de onderneming. Het succes van een onderneming wordt in eerste instantie bepaald door haar medewerkers. Daarom is de basis van het personeelsbeleid:

• het zodanig inzetten van medewerkers dat zoveel mogelijk recht gedaan wordt aan hun persoonlijke capaciteiten en ambities;
• het stimuleren van creativiteit;
• het geven van duidelijke taken met daarbij behorende verantwoordelijkheden;
• het op objectieve wijze beoordelen van de taakvervulling;
• het bieden van gelijke kansen aan medewerkers op basis van hun capaciteiten, inzet en resultaten;
• medewerkers zich in en door hun werk te laten ontwikkelen, opdat zij met veranderingen flexibel en doelgericht kunnen omgaan;
• medewerkers te laten delen in een goede winstgevendheid;
• het beperken van het aantal managementniveaus en van bureaucratie.

4. Bedrijfsvoering en integriteit

Van alle medewerkers wordt verlangd dat zij elke vorm van tegenstrijdigheid vermijden tussen hun eigen financiële belangen en hun positie binnen de Océ-Groep. Alle direct of indirect namens de onderneming aangegane schriftelijke of mondelinge afspraken dienen zodanig te worden vastgelegd dat zij door accountants of anderszins gecontroleerd kunnen worden. De medewerkers dienen te voorkomen dat zij in een situatie geraken die de objectiviteit van hun zakelijke beslissingen kan beïnvloeden. Elk geval waarin mogelijk sprake kan zijn van een conflict van belangen zal door de medewerker terstond ter kennis van zijn directe leidinggevende worden gebracht.

5. Inkoopbeleid

Het beleid van Océ is erop gericht benodigde goederen en diensten extern in te kopen, tenzij de onderneming hierin intern wil voorzien om redenen van kosten, onafhankelijkheid, geheimhouding of specialisme. Hierbij kan het noodzakelijk zijn bepaalde producten of diensten te betrekken van meer dan één toeleverancier. Het beleid van Océ is er niet op gericht aldus zeggenschap over leveranciers te verkrijgen, maar Océ streeft naar een constructieve en wederzijds profijtelijke samenwerkingsrelatie.

6. Economische principes

Een bevredigende winstgevendheid is een wezenlijke voorwaarde voor het waarborgen van de continuïteit en de stabiliteit van de onderneming. Zonder voldoende winst en zonder een gezonde financiële structuur is het onmogelijk om aan de eerder genoemde verantwoordelijkheden te voldoen. Investeringsbeslissingen, uitbreiding van marktorganisaties en het starten van technologische ontwikkelingen worden daarom in hoofdzaak gebaseerd op economische gronden. Alvorens evenwel een definitieve beslissing op deze gebieden te nemen, worden sociale- en milieu overwegingen in de oordeelsvorming betrokken.

7. Politieke integriteit

Binnen de Océ-Groep geldt als beleidsregel dat direct noch indirect betalingen worden gedaan, of gunsten worden verleend aan politieke partijen, daarmee verbonden organisaties of aan vertegenwoordigers van deze partijen of organisaties.

8. Communicatie hoofdkantoor en dochterondernemingen

De Océ-Groep heeft in een groot aantal landen dochterondernemingen. Dit betreft R&D- en productiefaciliteiten alsmede verkoopondernemingen. Het hoofdkantoor en deze dochterondernemingen dienen wederzijds te communiceren op basis van integriteit en loyaliteit. Integriteit houdt in dat er volledig, open wordt gecommuniceerd over alle zaken die van belang zijn voor alle betrokken partijen. Onder loyaal verstaan we in dit verband dat alle betrokkenen een maximale inspanning leveren om door open communicatie de gestelde doelen te bereiken. Goede communicatie schept wederzijds vertrouwen en vormt een basis voor goede resultaten, waar zowel de medewerker als de onderneming baat bij hebben.

9. Samenwerking

Terwille van het optimale gebruik van eigen middelen en van kennis van derden, streeft Océ samenwerking na met derden bij de ontwikkeling, productie en afzet van zijn producten. Hierbij ziet Océ erop toe dat een redelijk evenwicht bewaard wordt tussen de mate van afhankelijkheid van derden en de continuïteit van de onderneming.

10. Milieu en arbeidsomstandigheden

Het beleid van de Océ-Groep is erop gericht bij de uitvoering van haar activiteiten te waken over de gezondheid en de veiligheid van haar eigen medewerkers en alle andere personen die direct of indirect gevolgen kunnen ondervinden van deze activiteiten. Bij de uitvoering van dit beleid zullen minimaal de geldende wettelijke voorschriften in acht genomen worden. Indien mogelijk en economisch verantwoord zullen aanvullende maatregelen ter bescherming van mens en milieu getroffen worden. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de keuze van grondstoffen, energiebesparing en hergebruik van grondstoffen.

11. Strategie voor het komend decennium

Océ streeft ernaar zijn positie als internationaal opererende, beursgenoteerde vennootschap voortdurend te versterken. Het beleid is erop gericht in alle voor Océ relevante markten een top drie positie te verwerven door autonome groei, gebaseerd op technologische innovatie en commerciële creativiteit, alsmede door acquisities. Veranderende concurrentieverhoudingen en technologische ontwikkelingen vereisen een klantgerichte, flexibele en slagvaardige opstelling van de onderneming. Océ wil zich onderscheiden in de markten als aanbieder van producten met een hoge toegevoegde waarde, zowel voor de klant als voor de onderneming zelf.

Océ zal blijven investeren in alles wat winstgevende groei genereert om aldus ook op lange termijn het voortbestaan van de onderneming te waarborgen in het belang van allen jegens wie de onderneming zich verantwoordelijk weet.

namens de Raad van Bestuur
Rokus van Iperen, voorzitter